Khi một dự án xây dựng tiến triển, các cuộc họp định kỳ là một phần thiết yếu của công việc hàng ngày và hàng tuần. Từ cuộc họp an toàn lao động đến các cuộc họp tiến độ công việc,… việc quản lý tất cả các khâu liên quan đến xây dựng nội dung, ghi chú nội dung cuộc họp một cách khoa học, theo dõi quá trình thực hiện có thể tốn rất nhiều thời gian. Làm sao chúng ta có thể tối ưu các công tác này?
Tại Autodesk, chúng tôi đã lắng nghe ý kiến từ các nhà quản lý dự án và các kỹ sư tại công trường về việc họ cảm thấy phiền toái như thế nào khi phải thiết lập lại các chương trình cuộc họp giống nhau từ đầu cho mỗi dự án mới. Vì lý do đó, chúng tôi rất vui mừng chia sẻ thêm về tính năng vừa được phát hành và được yêu cầu nhiều trong sản phẩm Autodesk Build và BIM Collaborate: Meeting Templates.
Giờ đây, các Project admin có thể tạo các mẫu cuộc họp sẵn có cho các cuộc họp dự án, thành viên các nhóm có thể sử dụng mẫu đó để tạo các cuộc họp mới một cách nhanh chóng
Autodesk đã làm cho việc thiết lập cuộc họp trở nên dễ dàng như thế nào?
Trong Thư viện, các Account admin có thể tạo meeting agenda và lưu nó dưới dạng mẫu. Từ đó, quản trị viên có thể chọn những dự án mà họ muốn mẫu này có sẵn.
Khi một mẫu cuộc họp được kích hoạt trên một dự án, các thành viên dự án có thể áp dụng mẫu đó vào một cuộc họp mới để nhanh chóng điền các thông tin cần thiết. Tiêu đề cuộc họp, mô tả và các chủ đề sẽ được điền tự động dựa trên những gì đã được định sẵn trong mẫu.
Meeting Templates mang lại lợi ích như thế nào?
Đẩy nhanh tốc độ thiết lập dự án: Các nhà quản lý dự án và quản lý hiện trường giờ đây có một cách nhanh chóng hơn để thiết lập tất cả các cuộc họp định kỳ tiêu chuẩn của họ. Thay vì phải tạo lại các cuộc họp giống nhau hết lần này đến lần khác trên mỗi dự án, các nhà quản lý dự án, quản lý hiện trường và điều phối viên dự án có thể tạo chúng ngay lập tức với meeting templates.
Thiết lập tiêu chuẩn: Các tiêu chuẩn dự án nhất quán giúp các dự án vận hành mượt mà hơn với các kỳ vọng và quy trình nhất quán. Mẫu cuộc họp giúp nhóm dự án và nhà thầu dễ dàng thiết lập một tiêu chuẩn cho cách các cuộc họp quan trọng này được tiến hành và ghi chép, từ dự án này sang dự án khác. Khi có tiêu chuẩn về cách biên bản cuộc họp được ghi chép qua các dự án, việc giữ cho các nhóm được thông tin đầy đủ sẽ trở nên dễ dàng hơn.
Kết bài
Tính năng Meeting Templates trong Autodesk Build và BIM Collaborate là một công cụ mạnh mẽ giúp tối ưu hóa quá trình quản lý và tổ chức cuộc họp trong các dự án xây dựng. Bằng cách chuẩn hóa và tự động hóa các quy trình lập kế hoạch cuộc họp, công cụ này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn nâng cao hiệu quả làm việc và đảm bảo sự đồng nhất trong toàn bộ dự án. Nếu bạn chưa thử, hãy trải nghiệm ngay tính năng này để thấy rõ sự khác biệt mà nó mang lại cho dự án của bạn
Hoàng Nghị
Nguồn: Autodesk
