Trong quá trình thực hiện dự án, việc quản lý thông tin, chuyển phát hồ sơ và tài liệu đặt ra nhiều thách thức về tính bảo mật và chính xác. Làm thế nào để gửi tài liệu đến những thành viên liên quan một cách nhanh chóng khi họ không có quyền truy cập dữ liệu? Làm thế nào để quản lý tập trung lịch sử các nội dung đã gửi? Làm thế nào để chính thức hóa việc chuyển phát dữ liệu trong dự án? Các vấn đề trên đều có thể được giải quyết với tính năng Transmittal trong nền tảng Autodesk Construction Cloud. Hãy cùng tìm hiểu về tính năng Transmittal trong bài viết này nhé.
Tính năng Transmittal chuyển phát ghi lại lịch sử trao đổi thông tin và tập tin giữa các bên tham gia trong quá trình thực hiện dự án. Bất cứ khi nào người dùng truyền tải tài liệu, bất kỳ ai được cấp quyền đều có thể xem lại các tệp tin và tải về máy tính khi cần thiết. Dưới đây là một số điểm nổi bật của tính năng này:
Chuyển giao tập tin an toàn và chính xác
Tính năng Transmittals được thiết kế để chuyển phát tập tin đến các thành viên mà không bị ảnh hưởng quyền truy cập của thư mục lưu trữ. Sự chính xác và tính an toàn của quá trình chuyển phát được đảm bảo, và thông báo được gửi đến người nhận khi có một Transmittal được tạo.
Tải các tập tin về máy tính khi không có quyền truy cập
Chính thức hóa việc gửi dữ liệu:
Hệ thống Transmittals không chỉ giúp chuyển phát dữ liệu mà còn chính thức hóa quá trình này với các thành viên trong dự án. Các thông tin về người gửi và nhận cũng như thời gian gửi và nhận đều được lưu giữ và cho phép truy xuất khi cần thiết
Quản lý quyền truy cập chặt chẽ
Transmittals chỉ cho phép chuyển phát tài liệu cho các thành viên trong nội bộ dự án, hạn chế việc chuyển phát nhầm tập tin cho các thành viên không thuộc dự án. Điều này đảm bảo tính riêng tư và bảo mật thông tin.
Chia sẻ tài liệu sau khi được phê duyệt
Tính năng Transmittal còn được tích hợp trong tính năng Review (tính năng tạo quy trình phê duyệt hồ sơ). Ngay cả khi người dùng không có quyền truy cập vào nơi lưu trữ tài liệu, họ vẫn có thể nhận được tập tin thông qua chức năng Transmittals sau khi tài liệu được phê duyệt. Lịch sử chia sẻ được lưu lại, chỉ cho phép những người được chia sẻ mới có thể tải xuống tập tin.
Chia sẻ nhanh chóng các tài liệu đã được phê duyệt
Truy xuất lịch sử chuyển phát thông tin nhanh chóng
Transmittals ghi lại lịch sử trao đổi thông tin và tập tin giữa các bên tham gia dự án. Truy cập dễ dàng vào lịch sử trao đổi thông tin giúp quản lý lượng lớn thông tin trong quá trình thực hiện dự án, dễ dàng tìm kiếm thông tin dựa trên người gửi và thời gian gửi, trích xuất thông tin của các Transmittal một cách nhanh chóng dưới định dạng Excel để dễ dàng theo dõi và phân tích dữ liệu.
Tính năng Transmittal sẽ được tích hợp trong sản phẩm Autodesk Docs. Người dùng có thể trải nghiệm tính năng này bằng cách đăng ký dùng thử tính năng Autodesk Docs tại đây.
Hoàng Nghị
